Pymetech · Etapa 1 · Relevamiento
Leímos las ocho planillas con las que hoy opera la empresa: todas las pestañas, todas las filas y todas las fórmulas. Esto es lo que encontramos, lo que el sistema tiene que resolver y lo que falta definir antes de construirlo.
El punto de partida
Hay que reconocer que esos Excel ya son el sistema. La lógica del negocio está escrita adentro: los vencimientos salen del plazo de cada proveedor, el P&L se arma con sumas condicionales sobre el libro de compras, la caja de cada local acumula saldo desde 2022.
El problema no es que sea Excel. Es que esa lógica está repartida en ocho archivos que se enlazan entre sí a mano, cargados por cinco personas distintas, sin que nadie pueda ver el circuito completo. Cuando una fórmula se rompe, el número sigue apareciendo.
Alcance
Tres decisiones del 12 de septiembre que acotan el proyecto y simplifican el diseño.
KIDDO SRL. No hay consolidación entre empresas, ni operaciones entre partes relacionadas, ni moneda extranjera en el modelo.
Arévalo y Honduras, este último desde octubre de 2025. Lo de Estados Unidos queda fuera del alcance por ahora.
Entrega venta, cierre de caja y cierre Z. Deja de ser una incógnita del proyecto y pasa a ser la vía de entrada de datos desde la primera fase.
Los datos confirman esas decisiones: de los cinco valores que ofrece la columna de sucursal en el libro de compras, solo tres se usan. «Inversión» resultó ser la obra del segundo local y «Central», el rótulo con que se paga un gasto que ya viene repartido entre ambos. Ninguna de las dos fue nunca una empresa: quedan como centro de costo, que es una columna y no una tabla.
Diagnóstico
No son impresiones: cada punto sale de una celda concreta y se puede verificar abriendo la planilla.
Entre mayo 2025 y agosto 2026, el P&L engancha la venta de cada mes a un archivo nuevo, reapuntado a mano. Las celdas alternan entre TOTAL!b5, Total!B5 y total!B5: se tipea cada vez.
En el P&L de Arévalo hay sumas sin filtro de sucursal ni de año: mezclan los dos locales y los tres ejercicios. Gasto de más detectado: $462.159.729, concentrado en marzo y abril de 2025.
La hoja original traía los datos del proveedor por búsqueda automática. La que se usa hoy los perdió: se retipean. Resultado medido: 17 pagos por $15.896.057 apuntan a facturas que no existen en el libro.
La columna del medio de pago acumuló 28 valores distintos que no son medios de pago, sino mensajes entre personas: «falta aprobar en banco», «verlo duplicada», «agregué a deuda y autoricé».
Los retiros de una de las sucursales figuran en $0 los doce meses porque la fórmula busca una categoría que nadie carga nunca. Y los rendimientos de Mercado Pago desaparecieron del P&L en septiembre de 2025.
Hay 288 comprobantes partidos a mano entre los dos locales, por $779.926.259. Casi todos al 50% exacto. Es una regla de negocio ejecutada con calculadora.
De 398 proveedores cargados, 192 no tienen CUIT. Antes de migrar hay que completarlos, y eso es un trabajo con dueño y fecha, no un detalle técnico.
De las cinco personas que cargan datos, tres lo hacen desde cuentas de correo personales. La caja de cada local está en una cuenta que la empresa no administra.
La planilla publica $475.812.775 de situación final. La liquidez real es $229.051.255: la diferencia son $426.059.484 de cobros con fecha futura cargados como ingreso ya hecho.
Tres liquidaciones quedaron sin imputar su pata bancaria: $150.563.117 entre junio y agosto de 2026. El resultado antes de inversiones era 32,76% y en realidad es 30,83%.
El 09/09/2026 en Honduras no se cargó Mercado Pago: $13.286.600 sobre una venta real de $19.764.850. El total del día se tipeó igual a la suma de los medios que sí quedaron, así que el control cuadró consigo mismo. La fila además quedó corrida de columna, y eso arrastra las unidades: el costo por hamburguesa de ese día da un tercio de lo normal.
Faltan los cierres Z número 23 y 368. Y el número 45 está cargado dos veces, una de ellas con fecha 31/11/2025: un día que no existe.
Son el egreso más grande del año y no existe una cuenta particular de socio en ninguna planilla: no hay saldo, ni acumulado, ni nada contra qué verificarlos.
La propuesta
La premisa es la que planteó Eduardo: si alguien carga una factura, esa carga tiene que generar sola la deuda, el movimiento de stock, el impacto en tesorería, la línea del P&L y el registro fiscal. Nadie vuelve a escribir el mismo número en otra planilla.
Esta es la distinción que más cambia el tamaño del proyecto: la mitad del sistema reemplaza planillas que ya existen; la otra mitad produce información que la empresa hoy no tiene.
| Área | Hoy | Estado |
|---|---|---|
| Compras, proveedores y deuda | Libro de 7.136 comprobantes | Migra |
| Cuentas a pagar y órdenes de pago | Hoja de pagos + mensajes en celda | Migra |
| Tesorería y cajas de local | Tres planillas, historia desde 2022 | Migra |
| Ventas por sucursal | Una planilla por mes | Migra |
| P&L por sucursal y consolidado | Sumas condicionales sobre el libro | Migra |
| Posición de IVA | Una hoja por mes, tecleada | Migra |
| Cash flow y situación financiera | Planilla de proyección | Migra |
| Presupuesto contra real | Existe el presupuesto, no la comparación | Parcial |
| Stock e inventario | No existe | Se construye |
| Recetas y CMV real | Prototipo en curso | Se construye |
| Conciliación de medios de pago | No existe | Se construye |
| Órdenes de compra sugeridas | No existe | Se construye |
| Reseñas por sucursal | Prototipo en curso | Se construye |
Motor económico y fiscal. Cada operación lleva su condición fiscal como propiedad propia, no como un cálculo posterior. De ahí salen las dos vistas que pidió Eduardo —el P&L de gestión y la posición impositiva— sobre la misma base, sin duplicar carga y pudiendo conciliar una contra la otra.
Presupuesto y control de gestión. Presupuesto de venta y de unidades, por mes y por sucursal, con versiones sucesivas: original, primer forecast, segundo. Permite ver no solo cómo viene el año contra lo planificado, sino cómo fue cambiando la expectativa.
Cómo se construye
El orden no es caprichoso: primero lo que corta trabajo manual y no depende de terceros, después lo que necesita datos que hoy no existen, y al final lo que requiere acuerdos con proveedores externos.
Conexión con la API del punto de venta: venta diaria por local, apertura por medio de pago y cierre Z. Apaga las dieciséis planillas enlazadas a mano y resuelve que hoy un local guarde sus cierres fiscales en planilla y el otro en ningún lado.
El conteo físico del efectivo y el retiro a caja mayor, desde el celular. El sistema ya sabe lo que el punto de venta registró, así que el encargado solo cuenta y declara quién se lleva la plata — el dato que está vacío desde octubre de 2024.
Carga de comprobantes, autorización con dueño registrado, órdenes de pago y retenciones. Elimina el reparto manual de gastos compartidos entre locales, que hoy son cientos de comprobantes partidos con calculadora.
El resultado por local y consolidado sale solo de los movimientos ya cargados, con la condición fiscal como propiedad de cada operación. Incluye el cash flow con la distinción entre lo cobrado y lo por cobrar, que hoy están mezclados.
Explosión de receta sobre cada venta, inventarios y mermas, para comparar CMV teórico contra real. Es la fase que más valor agrega y la que más carga inicial exige.
Medios de pago contra la liquidación real de cada procesador, bancos, presupuesto contra real, compras sugeridas por consumo y reseñas por local.
Por qué la venta va primera. Es la única entrada que no depende de que nadie cambie de hábito: se conecta una vez y desde ese día el dato llega solo. Todo lo demás del sistema se apoya en ella, y además permite que el cierre del turno sea corto — el encargado no tiene que tipear lo que el punto de venta ya sabe.
Lo que falta definir
Cada una nace de algo concreto que apareció en los datos. Las marcadas en ámbar bloquean decisiones de diseño. Las preguntas sobre alcance y sociedades ya quedaron respondidas y salieron de esta lista; las siete primeras son para el proveedor del punto de venta, no para KIDDO.
¿Hay documentación? ¿Qué protocolo usa y cómo se autentica?Es lo primero que necesita cualquiera que vaya a escribir la integración.
La venta, ¿viene por ticket, por renglón de ticket, o agregada por día?Es la pregunta que más define el modelo. Si trae el renglón, después se puede hacer stock y CMV real. Si trae solo el total del día, el módulo de recetas queda sin insumo por más que se carguen todas.
¿Trae la venta abierta por medio de pago, con los nombres exactos?Esos nombres son los que hay que mapear al catálogo del sistema, sin traducir a mano.
¿Entrega histórico, o solo desde el momento en que uno se conecta?Define si el arranque incluye los meses anteriores o si hay que migrarlos desde las planillas.
¿Hay un endpoint por local, o uno con parámetro de sucursal?Cambia cómo se identifica el origen de cada registro.
El cierre Z, ¿viene con número de controlador fiscal y rango de comprobantes?Es lo que permite detectar huecos de correlatividad. Hoy faltan los cierres 23 y 368 y nadie se enteró.
Si el punto de venta corrige o anula algo al día siguiente, ¿la API lo refleja? ¿Cómo se entera el sistema?Sin esto, una anulación posterior queda fuera de los números para siempre.
El préstamo registrado en la planilla financiera, ¿está documentado? ¿Hay contrato, plazo, tasa?Son $91.744.922 en 109 líneas. Afecta la caja de KIDDO aunque el destino quede fuera del alcance.
De ese préstamo, catorce líneas no tienen factura. ¿Qué son esos gastos?Suman $13.567.308. Diez dicen «no» expreso y una dice textualmente «no se».
La obra del segundo local, ¿se activa como bien de uso o va a resultado?El rubro suma $684.684.701 en 138 comprobantes, y el contador lo dejó anotado como pregunta en su propio archivo.
¿Qué son las hojas «FC L» y «FC L CONCILIADO»?Mueven $3.575 millones con unos $380 millones de comisiones y hoy alimentan la caja diaria por fórmula. El tratamiento en el sistema es completamente distinto según qué operación sea.
¿El punto de venta separa la venta por condición fiscal, o esa distinción se hace después?En la planilla la venta entra como un número único por sucursal, sin apertura.
¿Qué medios de pago devuelve el sistema y cómo se llama exactamente cada uno?Los nombres tal cual salen, para que el sistema los reconozca sin traducir a mano.
¿Quién arma la planilla mensual de ventas y cuánto tarda?Cada mes es un archivo nuevo que después hay que enganchar al P&L.
¿Por qué el producto «Medallones» se sigue aparte?Es el único con seguimiento propio dentro de la planilla de ventas.
¿Quién autoriza que una factura se pague?En la planilla esa decisión no tiene dueño registrado.
Las cuentas donde viven la caja y las ventas, ¿son de la empresa o de las personas?Si esa persona se va, el historial se va con ella.
¿Quién cuenta la plata al cierre del turno y a quién se la entrega?Hoy no queda registro de quién contó ni de quién recibió.
El responsable del retiro está vacío desde octubre de 2024. ¿Se dejó de anotar o se anota en otro lado?Es el campo que dice quién se llevó la plata del local.
¿Por qué solo un local guarda los cierres de caja registradora?El otro no los tiene en ninguna planilla.
La proporción entre pago de haberes en efectivo y por banco, ¿es la que quieren mantener?Define cómo se modela el pago de sueldos.
¿De dónde sale el número que se teclea cada mes como compra del período?Es un solo renglón por mes, sin detalle ni traza al libro de compras.
¿Qué es la línea de venta cargada aparte en el libro de IVA?Acumula $259.358.390 en 19 meses, casi todo concentrado en un solo mes.
El contador copia a mano de una planilla a otra. ¿Va a usar el sistema, o le seguimos mandando un archivo?Hoy los números coinciden al centavo porque se copian y pegan.
Las dos fuentes fiscales no coinciden entre sí. ¿Alguien lo había visto?Para el mismo período difieren en $93.600.637.
¿Cuánto retiraron los socios en el período?Hay tres cifras en tres planillas distintas, con $454 millones entre la mayor y la menor.
¿Alguien revisó marzo y abril de 2025?Son los meses con $462.159.729 de gasto de más por las celdas sin filtro.
Los retiros de una sucursal figuran en cero los doce meses. ¿De ahí no se retira nada?La fórmula busca una categoría que nadie carga.
Los rendimientos de la billetera desaparecieron del P&L en septiembre de 2025. ¿Se dejaron de cobrar o de contar?La fórmula apuntaba a una fila fija de un extracto que sigue creciendo.
Hay $80.000.000 de retiros escritos a mano en un mes, que no están en el detalle. ¿Qué fueron?Aparecen sumados directamente en el consolidado.
¿Hay un depósito central? ¿Dónde está y qué se guarda ahí?Si existe, es un tercer punto de stock y cambia el modelo.
Las recetas, ¿están cargadas en algún lado o viven en la cabeza de alguien?Sin recetas cargadas no hay CMV real ni control de consumo.
¿El prototipo de costos tiene las recetas completas y los precios al día?Si está completo, es el punto de partida y no hay que empezar de cero.
¿Cuántos productos y cuántos ingredientes hay, más o menos?Define el esfuerzo de carga inicial, que es lo que suele hundir estos proyectos.
¿Hoy se hace inventario físico? ¿Cada cuánto y quién?Sin conteo, el stock teórico no se valida nunca y las mermas quedan invisibles.
¿Con qué procesadores de pago trabajan hoy?Cada uno es una conciliación distinta.
¿Tienen acceso a los portales de liquidación de cada procesador?Es lo que permite comparar automáticamente lo vendido contra lo acreditado.
¿El delivery es propio o por apps? ¿Cuáles y con qué comisión?No aparece separado en ninguna de las planillas.
El presupuesto cargado en la planilla de ventas, ¿sigue vigente?Ya existe; lo que no existe es la comparación automática contra el real.
¿Quién arma el presupuesto, cuándo, y se actualiza durante el año?Si se corrige a mitad de año, el sistema tiene que guardar versiones y no pisar la anterior.
El presupuesto de unidades, ¿es de hamburguesas, de tickets o de cubiertos?Tiene que ser la misma unidad que devuelve el punto de venta.
¿Dónde se registra hoy la diferencia entre la venta total y la venta declarada?En las planillas relevadas la venta entra sin apertura, así que ese cálculo se hace en otro lado.
El alcance ya está cerrado: una sociedad, dos locales, y la API del punto de venta disponible. Con eso alcanza para fijar el modelo de datos y arrancar la primera fase.
Lo único que falta para empezar a escribir la integración son las respuestas del proveedor del punto de venta, en particular la segunda: si la venta viene por renglón de ticket o agregada por día. Esa sola respuesta define hasta dónde puede llegar el sistema.